Công tác kiểm kê hiện vật, tài liệu thuộc Bảo tàng Tôn Đức Thắng

Nguyễn Thị Thanh Thảo

Di sản viên hạng III, Phòng Kiểm kê - Bảo quản Bảo tàng Tôn Đức Thắng

     Công tác kiểm kê là một trong hai hoạt động chính trong công tác quản lý hiện vật, tài liệu của Phòng Kiểm kê - Bảo quản. Bài viết giới thiệu sơ lược về công tác kiểm kê, thống kê số liệu hiện vật, tài liệu, bộ sưu tập hiện vật; thực trạng của việc quản lý hiện vật, tài liệu. Từ đó, đưa ra giải pháp giúp cho việc quản lý hiện vật, tài liệu tốt hơn, hiệu quả hơn, phục vụ tốt hơn việc khai thác, nghiên cứu, trưng bày.
     Bảo tàng Tôn Đức Thắng được thành lập từ năm 1988, với nhiệm vụ nghiên cứu, sưu tầm, kiểm kê, bảo quản, trưng bày và giới thiệu với khách tham quan những tài liệu, hiện vật có liên quan đến cuộc đời và sự nghiệp cách mạng của Chủ tịch Tôn Đức Thắng, tình cảm của nhân dân cả nước và bạn bè quốc tế đối với Chủ tịch. Nhận thức được nhiệm vụ quan trọng, ngay từ những ngày đầu, bảo tàng đẩy mạnh công tác sưu tầm hiện vật, tài liệu liên quan đến Chủ tịch Tôn Đức Thắng. Đến nay, Kho cơ sở của bảo tàng đang lưu giữ 16.988 hiện vật, tài liệu. Các hiện vật, tài liệu, đặc biệt là các hiện vật liên quan Chủ tịch Tôn Đức Thắng được bảo vệ, bảo quản chu đáo, giữ gìn hết sức thận trọng cho các thế hệ mai sau, phát huy tác dụng trong công tác nghiên cứu, giáo dục. Để đạt được mục đích đó, các hiện vật bảo tàng phải đầy đủ tính pháp lý và khoa học; các tài liệu phải được quản lý tốt. Đó chính là nhiệm vụ của công tác kiểm kê bảo tàng.
     Trải qua hơn 30 năm hoạt động, ở mỗi thời kỳ khác nhau với những điều kiện và hoàn cảnh khác nhau, viên chức làm công tác kiểm kê đã nhiều lần thay đổi nhưng công tác kiểm kê vẫn tiếp tục hoạt động và thực hiện theo đúng quy trình kiểm kê hiện vật, tài liệu. Trong tổng số 16.988 hiện vật, tài liệu, bộ phận kiểm kê phân loại như sau:
- Hiện vật gốc: 1.381 hiện vật gồm các chất liệu giấy, kim loại, vải-da, gỗ, gốm-sành-sứ, đá-đá quý, tiêu bản thực vật, tiêu bản động vật. Đa số hiện vật được chia thành 7 bộ sưu tập: “Chân dung Bác Tôn qua các tác phẩm mỹ thuật”, “Hiện vật về cuộc sống đời thường của Chủ tịch Tôn Đức Thắng”, “Tặng phẩm các tổ chức, cá nhân tặng Chủ tịch Tôn Đức Thắng”, “Phần thưởng và tặng phẩm của Chủ tịch Tôn Đức Thắng”, “Bộ đồ nghề làm mộc và sửa xe của Chủ tịch Tôn Đức Thắng”, “Bút tích của Chủ tịch Tôn Đức Thắng”, “Những phần thưởng cao quý của Chủ tịch Tôn Đức Thắng”.
- Hiện vật phục chế, hiện vật bảo quản tạm thời: 127 hiện vật;
- Tư liệu văn bản: 5.257 tư liệu với các chuyên đề: Các sắc lệnh Bác Tôn ký và ban hành, Bác Tôn với công tác Quốc hội, Bác Tôn với miền Nam (1945-1980), Hoạt động Nhà nước của Chủ tịch Tôn Đức Thắng, Bác Tôn với công tác Mặt trận, Bác Tôn với công tác Chính Phủ, Bác Tôn với công tác đối ngoại,…;
- Tư liệu phim - ảnh: 5.827 tư liệu với các chuyên đề: Trước năm 1954; Bác Tôn với Lực lượng vũ trang; Bác Tôn với hoạt động đối ngoại; Bác Tôn với Mặt trận; Bác Hồ - Bác Tôn; Bác Tôn với thiếu nhi; Bác Tôn với công nông; Bác Tôn với thanh niên, phụ nữ; Bác Tôn trong cuộc sống đời thường,…;
- Cùng với 4.396 tranh vẽ “Thiếu nhi thành phố Hồ Chí Minh với Bác Tôn”.
Vào những năm đầu thành lập, các hiện vật, tài liệu chỉ được ghi vào Sổ đăng ký chưa có phần mềm quản lý, không theo biểu mẫu thống nhất. Năm 2004, đơn vị bắt đầu quản lý bằng Phần mềm Quản lý hiện vật của Cục Di sản văn hóa. Đến năm 2006, Bộ Văn hóa - Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) ban hành Quy chế kiểm kê hiện vật bảo tàng là cơ sở pháp lý hết sức quan trọng, quy định các bước cụ thể, quy trình kiểm kê chung. Điều này thống nhất những nhận thức cơ bản về nội dung khoa học của hiện vật bảo tàng, thống nhất biểu mẫu, sổ sách đăng ký tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý Nhà nước.

Viên chức nghiệp vụ thao tác phần mềm Quản lý hiện vật

     Hiện nay, hiện vật gốc của đơn vị đã được quản lý trên Phần mềm Quản lý hiện vật của Cục Di sản văn hóa, còn các loại tài liệu: tư liệu văn bản, phim, hình ảnh chỉ được quản lý trên bảng excell máy tính, chưa có phần mềm quản lý tài liệu gây khó khăn và mất thời gian trong việc tra cứu, kết nối giữa hiện vật với các tài liệu liên quan. Vì vậy, để thuận tiện hơn cho việc quản lý hiện vật, tài liệu, giúp cho việc quản lý thêm chặt chẽ, tìm kiếm hiện vật, tài liệu được nhanh chóng, dễ dàng, Bảo tàng Tôn Đức Thắng đang xây dựng “Phần mềm quản lý hiện vật, tư liệu văn bản, phim, hình ảnh thuộc Bảo tàng Tôn Đức Thắng”. Ngoài việc quản lý những thông tin hiện vật, tài liệu của bảo tàng, phần mềm có thể kết nối hiện vật với những tài liệu liên quan, nhằm bổ sung thông tin cho hiện vật; Biết được vị trí hiện vật, số lần hiện vật xuất đưa đi trưng bày và trưng bày ở đâu; Chế độ bảo quản hiện vật,… Việc sử dụng phần mềm quản lý hiện vật, tài liệu thuộc bảo tàng sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như công sức cho người quản lý và sử dụng.
Song song đó, Phòng Kiểm kê - Bảo quản cũng đang tiến hành rà soát thực trạng hiện vật, tài liệu thuộc bảo tàng, phân loại những hiện vật, tài liệu không còn phù hợp; những tài liệu photo, bị mờ và thiếu thông tin. Sau khi rà soát, thực hiện xử lý đối với những hiện vật, tài liệu không còn phù hợp; Sưu tầm lại hoặc sưu tầm tài liệu thay thế đối với những tài liệu photo, mờ phục vụ trưng bày; Xác minh, bổ sung thông tin những tư liệu ảnh thông tin không chính xác hoặc thiếu thông tin để công tác quản lý hiện vật, tài liệu dần hoàn thiện hơn. Hướng tới, để tăng cường ứng dụng các thành tựu khoa học của cuộc cách mạng công nghệ 4.0 trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của bảo tàng, phòng sẽ đề xuất sử dụng mã QR cho tất cả hiện vật bảo tàng để phục vụ tốt hơn nhu cầu khai thác, nghiên cứu.
Đối với các phòng nghiệp vụ, bộ phận kiểm kê luôn chủ động, phối hợp tốt; Ngoài việc tập trung nghiên cứu hiện vật, tài liệu, bổ sung thông tin hồ sơ hiện vật, bộ phận kiểm kê luôn cung cấp thông tin hiện vật, tài liệu đến viên chức các phòng nghiệp vụ một cách kịp thời, nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, nghiên cứu cùng hướng đến nâng cao chất lượng trưng bày, tuyên truyền, giáo dục.
     Kiểm kê hiện vật, tài liệu là một trong những hoạt động cơ bản của bảo tàng và hết sức quan trọng, đây là một công việc đòi hỏi viên chức thực hiện công tác này phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, có lòng say mê, tâm huyết với nghề. Trong những năm qua, hoạt động kiểm kê đã luôn được thực hiện tốt, hỗ trợ đắc lực cho công tác nghiên cứu, trưng bày và giáo dục, góp phần vào sự phát triển của Bảo tàng Tôn Đức Thắng./.